Configurer les exigences d'échanges de périodes de travail

L'onglet Échange de périodes de travail permet de configurer les exigences et le comportement des demandes d'échange de périodes de travail. Pour configurer ces exigences, l'échange de périodes de travail doit être activé.

1. Sur la page d'accueil d'Interaction Optimizer, dans la zone Configuration, cliquez sur le lien Échange de périodes de travail. L'onglet Échange de périodes de travail s'ouvre.

2. Dans la zone Nombre d'heures minimal entre les échanges et les périodes de travail échangées, utilisez les commandes Haut et Bas pour définir le délai nécessaire pour donner un avertissement aux agents et aux administrateurs concernant les modifications du calendrier résultant d'un échange de calendriers.

Remarque : selon le nombre défini ici, les agents ne peuvent pas créer de demande d'échange lorsque le premier échange possible se produit avant le nombre d'heures spécifié dans le futur. Optimizer vérifie toutes les heures les échanges expirés et modifie l'état de l'échange en conséquence. Optimizer valide les échéances d'échanges avant de les sauvegarder comme des échanges correspondants pour confirmer que les heures choisies ne sont pas trop éloignées dans le futur de sorte que la sauvegarde échouera.

3. Dans la zone Durée minimale des périodes de travail échangées (en heures), utilisez les commandes Haut et Bas pour éviter aux agents d'échanger un bloc de temps trop court. Lorsque l'agent crée une demande d'échange, Optimizer vérifie la durée et ne sauvegarde pas les durées non valides.

4. Dans la zone Minimum d'heures consécutives d'une période de travail après un échange partiel, utilisez les boutons Haut et Bas pour définir le plus petit nombre d'heures consécutives autorisé à rester dans la période de travail quotidienne de l'agent après qu'un agent a reçu une demande d'échange partielle. Cette option garantit qu'un agent n'échange pas trop d'heures contre une période de travail trop courte. Par exemple, échanger 7 heures d'une période de 8 heures nécessiterait que l'agent se présente pour une heure de travail seulement.

5. Dans la zone Supprimer les échanges expirés de la base de données (en jours), utilisez les commandes Haut et Bas pour définir à quel moment supprimer d'anciennes demandes d'échange afin de réduire la taille de la base de données. Toute demande d'échange qui a l'état Expiré ou Annulé après le nombre de jours configuré sera supprimée de la base de données. Les échanges approuvés ou refusés ne sont pas supprimés de la base de données, ce qui permet aux superviseurs d'afficher les détails de l'échange, par exemple la raison pour laquelle le calendrier d'une personne a été modifié ou la personne qui a refusé une demande.

6. Dans la zone Fenêtre de recommandation d'échanges partiels (en heures), pour définir le nombre d'heures qu'un agent souhaite ajuster à partir de son heure de début ou de fin d'origine. Par exemple, si un agent souhaite terminer sa période de travail à midi, la définition de cette valeur sur 1 heure affichera les échanges qui se termineront entre 11h00 et 13h00. Utilisez cette option pour afficher les échanges possibles, utile si un agent souhaite voir les résultats qui ne correspondent pas exactement aux spécifications. Si ce nombre est plus important, le système affiche davantage de correspondances. Si un agent recherche des échanges pour une journée partielle, le système inclut uniquement d'autres recommandations au milieu de la période de travail afin d'éviter que l'agent travaille en coupure. Par exemple, la période prévue de l'agent X s'étale de 8h00 à 17h00, et elle recherche un moyen de quitter le travail entre 13h et 17h. Le système affichera des recommandations commençant entre 12h00 et 14h00 et se terminant à 17h00, mais pas celles se terminant à 16h00 ou 16h30.

7. Pour indiquer qu'un administrateur doit approuver ou refuser des demandes d'échange partielles, cochez la case Exiger l'approbation de l'administrateur pour les échanges partiels. Sinon, vous pouvez décocher cette case pour sélectionner l'approbation automatique des échanges de jours partiels.

Remarque : le système n'approuvera automatiquement l'échange de jours partiels que si tous les critères de correspondance et de règle sont respectés.

CIC 2019 R4, 04 mai 2020